新たに申請をお考えのかた

1. 認定の単位および申請資格

プライバシーマーク付与適格性審査の申請は、印刷・グラフィックサービス事業者で国内に活動拠点を持つ法人単位です。グループ企業であっても1社ずつご申請ください。また、マネジメントシステムとして運営していただく必要から、従業者が1名の場合は申請をお受けできません。

詳細については、プライバシーマーク制度を運営するJIPDECプライバシーマーク推進センターのホームページをご覧ください。(新規申請方法:申請資格について)
プライバシーマーク制度 – 新規申請方法

2. 参考資料のご紹介

新たにプライバシーマークの申請を検討される際の参考資料として、以下のようなものがあります。

Web解説ページ

プライバシーマーク制度を運営しているJIPDECプライバシーマーク推進センターでは、制度について細かく解説したページを作成しました。具体例などを交え、講座形式で説明しています。
よくわかるプライバシーマーク制度

審査基準

プライバシーマーク制度は、下記の日本工業規格(JIS)の考え方に沿って審査をおこないますので、必ず参考としてご覧ください。

ガイドライン

ジャグラでは次のガイドラインを公表し、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)構築の具体的な進め方を一連の流れとして紹介しています。

  • 「JIS Q 15001:2006をベースにした個人情報保護マネジメントシステム実施のためのガイドライン-第4版-」(ジャグラ編)
    ※著作権の関係でウェブでは公開していません。冊子体によるハンドブックとして下記のものが刊行されています。
  • 「印刷・グラフィックサービス工業個人情報保護ガイドライン[第4版]」(会員の方はお問い合わせ下さい)
  • 「JIS Q 15001:2006をベースにした個人情報保護マネジメントシステム実施のためのガイドライン[第2版]」(一財)日本規格協会 発行;定価:本体2,500円(税別)

その他、事業所等を所管する各省庁でも個人情報の保護に関するガイドラインを策定しております。適宜、参考としてください。
(例:経済産業省「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」)
なお、個人情報保護委員会(内閣府)の下記ページでは個人情報保護に関するさまざまなガイドラインをご紹介しております。
個人情報保護委員会:法令・ガイドライン等

3. 申請前に準備していただくこと

プライバシーマークの申請書類を作成するには、マネジメントシステム原則に基づいた計画の作成(P)・実施(D)・点検(C)・見直し(A)というサイクルを実施しておく必要があります。

具体的にはPMSの構築・明文化・社内での周知・運用の監査・代表者の見直しという内容です。
申請書類の中には、これらの実施記録と規程類が含まれているため、実施していなければ書類の作成ができません。

4. 申請書類の提出から認定までの流れ

新規のご申請については 大まかな流れを下記PDFに掲示しています。
新規申請審査の流れ(PDF形式)

5. 新規申請書

平成29年6月1日より新しい申請様式での受付を開始します。
これまでの申請様式(以下「旧申請様式」 Word: 177KB)は、平成29年12月31日まで受け付けます。

新規申請に必要な申請書類は、下記の通りです。なお、更新申請については提出書類が異なりますので、ご注意ください。
新規申請書類一式(Word doc形式:353KB)

新規申請書類一覧(平成29年6月1日より受付開始)
必ずご提出いただく書類
No. 申請書類
0 【申請様式0新規】プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表
1 【申請様式1新規】プライバシーマーク付与適格性審査申請書(代表者印の捺印必須)
2 【申請様式2新規】事業者概要
3 【申請様式3新規】個人情報を取扱う業務の概要
4 【申請様式4新規】すべての事業所の所在地及び業務内容
5 【申請様式5新規】個人情報保護体制
6 【申請様式6新規】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧または代用資料
7 【申請様式7新規】JIS Q 15001:2006要求事項との対応表または代用資料
8 【申請様式8新規】教育実施サマリー(全ての従業者に実施した教育実施状況)
9 【申請様式9新規】監査実施サマリー(全ての部門に実施した監査実施状況)
10 【申請様式10新規】事業者の代表者による見直し実施サマリー
11 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書(申請の日前3か月以内の発行文書。写し不可。)
12 定款、その他これに準ずる規程類の写し
13 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し(【申請様式6新規】、及び【申請様式7新規】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本。)
14 参照すべき法令、国が定める指針その他の規範の特定一覧表、いわゆる「法規制管理台帳」の写し
15 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の運用記録(様式ではない)の冒頭1ページの写し
16 上記15に対応する、いわゆる「リスク分析結果」の写し
該当する場合にご提出いただく書類
No. 申請書類
17 探偵業に係る誓約書(「探偵業」を事業として行う場合にはJIS Q 15001:2006要求事項に適合した個人情報の取扱いを行う旨の誓約書の提出が必須)
任意でご提出いただく書類
No. 申請書類
18 教育を実施したことが確認可能な記録一式(「教育計画書」「教育実施報告書」等の運用記録や教材の写し、「理解度確認テスト」等の雛形) ※注1 ※注2
19 監査を実施したことが確認可能な記録一式(「監査計画書」「監査実施報告書」「監査チェックリスト」等の写し) ※注1 ※注2
20 代表者による見直しを実施したことが確認可能な記録一式(「マネジメントレビュー議事録」の写し) ※注1
21 会社パンフレット等
  • 注1:これらの書類を事前に提出していただいた場合、現地審査当日の審査がより効率・効果的なものとなり、審査の所要時間の短縮化につながります。
  • 注2:教育や監査の記録については、実施したことが確認できればよく、それぞれ数ページ分の写しを提出してください(全ての写しを提出していただく必要はありません。)。
【提出に関する注意】
  • 一旦受領した申請書類は原則、返却いたしませんので、記録類は原本ではなくコピーを提出してください。
  • 紙媒体により提出してください。電子媒体は不要です。
  • 申請後、申請書類の内容に変更があった場合は、「申請事項の変更について」に基づいて報告してください。
  • 「プライバシーマーク付与適格性審査に関する約款」(PDF形式)を確認のうえ、下記宛先へ送付してください(送付の際は配達記録が残るもの(書留、宅配便等)を利用してください)。
    平日9時~12時、13時~17時15分の時間帯に持参でも受け付けますが、送付された事業者様との差異を生じさせないため、書類受取りのみとさせていただきます。
  • 申請書類一覧に記載の順序に並べて提出していただければ、ファイル綴じ等の指定はありません。

6. 申請書類送付先

〒103-0001
東京都中央区日本橋小伝馬町7-16 ニッケイビル7F
一般社団法人日本グラフィックサービス工業会 プライバシーマーク審査センター
電話番号:03-3667-2271
受付時間:土曜・日曜・祝日を除く9:00〜17:15
(但し年末年始を除く)

7. 旧申請様式について

旧申請様式については、平成29年12月31日まで受け付けます。
旧申請書類一式(Word doc形式:177KB)

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