申請について

申請から付与の流れ

申請

申請の受理審査(形式審査)

申請書類審査(文書審査)

現地審査

付与適格性の認否の決定と通知

登録証交付・公表(JIPDEC)

申請書類

審査に必要な申請書類は、以下の通りです。

  1. 申請書(本ページよりダウンロード)
  2. 個人情報保護に関する規程、記録(様式のみで可)
  3. 履歴事項全部証明書または現在事項全部証明書等、申請者の実在を称する公的文書の原本
    (申請の日前3ヶ月以内に発行のもの。コピー不可)
  4.  事業者の定款、寄付行為その他これに準ずる規程類

申請様式ダウンロード

  1. 令和4年3月31日までに申請する場合
  2. 令和4年4月1日以降に申請する場合

申請方法

プライバシーマーク付与適格性審査を受けようとする事業者は、申請書類を 下記のジャグラプライバシーマーク審査センターに宅配便・郵便書留など配送記録の残る手段で送付ください。 なお、直接持参いただく場合は事前にメ-ル又は電話でご連絡ください。
申請に当たっては、付与適格性の認否に係わらず、申請内容に関する審査等の経費として申請料が必要です。

〒103-0001 東京都中央区日本橋小伝馬町7-16 ニッケイビル7階
一般社団法人日本グラフィックサービス工業会 プライバシーマーク審査センター 宛
電話:03-3667-2271 FAX:03-3661-9006
e-mail:p-mark@jagra.or.jp

ご注意

申請書、および申請書類に添付する規程類は、「プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表」の順序に並べてご提出ください。
ファイル綴じ・インデックス等の必要はありません。

形式審査(申請料を請求します)

ご提出頂いた申請書類の受付け後、申請書類の不足および記載内容の不備、 申請資格等について問題がないことを確認し、事業の概要から業種判断等の形式審査を行います。場合により、申請書類修正分/追加分の提出を依頼します。
審査の結果、申請不受理となった場合には申請事業者の費用負担でお預かりした申請書類は返却いたします。 ただし、原則として申請料は返却しませんので、ご注意ください。

文書審査

受理後の申請書類のうち、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)文書(内部規程・様式)の審査を行います。 文書審査では、主に以下の2つの観点から審査を実施します。

PMSの「JIS Q 15001」への適合状況

すべての従業者が「JIS Q 15001」A 3.3.5に適合した内部規程を遵守し、個人情報の保護を実現するための、具体的な手順、手段等の文書化

文書審査が終了しますと、文書審査結果として「PMS文書審査チェックリスト」をお送りします。文書審査における指摘に対して見直しを行ってください。

現地審査(現地審査料・交通費・宿泊費を請求します)

文書審査が終了すると、申請事業者に対して2名の審査員が現地審査を実施します。
これは、文書審査において生じた疑義の確認、および個人情報保護マネジメントシステム(PMS)の通りに体制が整備され、運用しているか等について確認するために行うものです。

現地審査では、概ね以下のようなことを行います。

  1. オープニング
  2. 代表者へのトップインタビュー
  3. 業務内容の確認(個人情報の流れ)
  4. 運用状況の確認
  5. 文書審査結果の確認
  6. 現場での実施状況の確認
  7. クロージングミーティング

現地調査の費用に関する規定は下記をご確認ください。 現地調査の費用に関する規定(PDF)

付与適格性の認否の決定と通知

文書審査および現地審査の結果、不適合がなくなったことが確認されるとその報告に基づき、プライバシーマーク審査会において付与適格性の認否を決定します。
決定結果は、申請者に「プライバシーマーク付与適格性審査通知」の送付によって行います。
また、プライバシーマーク審査会において付与決定がなされた事業者名はJIPDECに報告します。

付与契約

  1. プライバシーマーク付与登録料の振り込み
    ジャグラより報告された事業者あてにJIPDECより、プライバシーマーク付与登録料の請求書、プライバシーマーク使用契約書等の書類が送られますので、あとはその手続きにしたがってください。
  2. 付与契約と登録証の交付
    すべての手続きがおわりますと、付与機関(JIPDEC)より、プライバシーマーク登録証とデータを交付します。
  3. 登録の公表
    付与決定の結果は、付与機関(JIPDEC)のホームページにて公表します。
  4. プライバシーマークを使用するにあたって
    プライバシーマーク有効期間中、付与適格事業者はプライバシーマークを使用することができます。
    プライバシーマークのロゴ使用方法や制約事項については、 JIPDEC公表の「プライバシーマーク使用規約」をご覧ください。

申請事項の変更について

申請書類提出後および付与適格決定後に、申請された事項に変更がある場合は、 速やかにジャグラプライバシーマーク審査センターへの報告が必要です。
報告は、以下のとおり、様式をダウンロードし、作成の上、ジャグラプライバシーマーク審査センター宛送付ください。なお、送付の際「変更報告書在中」と明記してください。捺印は必要ありません。

変更報告が必要な事項

  1. 事業者名
  2. 登記上の本店所在地
  3. 代表者名
  4. 申請担当者および連絡先(勤務地、電話番号、メールアドレス等)
  5. 個人情報保護管理者

※なお、1~3の事項については法人番号の記載、登記簿謄本(原本)を提出してください。

申請様式

申請様式は、こちらからダウンロードしてください。

送付先

〒103-0001 東京都中央区日本橋小伝馬町7-16 ニッケイビル7階
一般社団法人日本グラフィックサービス工業会 プライバシーマーク審査センター 宛
電話:03-3667-2271 FAX:03-3661-9006
e-mail:p-mark@jagra.or.jp

ご報告がないと…

申請担当者および申請担当者連絡先に変更が生じた際のご報告がありませんと、JIPDECからのお知らせ等のメールが届かず、セミナー等の案内ができない場合があります。

「認定個人情報保護団体」(JIPDEC)に登録されている事業者様へ

「認定個人情報保護団体事業者リスト」に公表された事項に変更がある場合には、 JIPDECの「認定個人情報保護団体のページ」から、 変更手続き方法をご覧ください。

合併・分社等による組織変更

合併・分社等による組織変更がある場合は、JIPDEC「合併・分社等が発生した場合の手続きについて」を確認し ジャグラプライバシーマーク審査センターにお問い合わせください。

苦情相談および異議の申出について

  1. 苦情相談
    ジャグラプライバシーマーク審査センターの審査活動(申請受付なども含む)について 苦情・相談がある時は、窓口に申し出ることができます。
  2. 異議の申出
    ジャグラプライバシーマーク審査センターが以下にあげる事項を決定した場合、 通知を受けた事業者は通知から1ヶ月以内に異議を申し出ることができます。

     

    • 欠格条項のいずれかに該当するため申請が受付けられない旨の通知を受けた場合
    • 申請日から1ヶ月以内に申請料の納付がないために審査が受けられなかった場合
    • 審査料等の入金が3ヶ月以内に確認できないために審査の中断または打切られた場合
    • 申請に係わる事項に虚偽や審査に従業者以外の立会が判明したために審査を打切られた場合
    • 審査または再審査の結果、プライバシーマーク付与適格性の否認決定がされた場合
    • 認定から3ヶ月以内に契約締結しなかったためにプライバシーマークが失効した場合
    • プライバシーマーク付与登録料を3ヶ月以内に納付しなかったためにプライバシーマークが失効した場合
    • 運営に問題ありとされ、注意、勧告、付与の一時停止、取り消し等の処分を受けた場合
    • 付与機関であるJIPDECが改善措置要求や付与契約解除した場合

詳しくはこちらまで

〒103-0001 東京都中央区日本橋小伝馬町7-16 ニッケイビル7階
一般社団法人日本グラフィックサービス工業会 プライバシーマーク審査センター 宛
電話:03-3667-2271 FAX:03-3661-9006
e-mail:p-mark@jagra.or.jp